CR : réunion du bureau du 18/09/15

Suite à l'AG le nouveau bureau a tenu sa première réunion : en voici le compte rendu.


présents : Hervé, Damien, Vincent, Olivier et Nicolas
absents : aucun


Durant cette réunion les thèmes suivants ont été abordés :

1. montant de la cotisation 2015-2016 : celle-ci restera cette année à 20 euros.
   
   
2. Problèmes de salles à venir : Comme cela a été évoqué lors de l'AG la salle ne restera pas une propriété de la ville de Nancy, la décision de la vendre a été prise. Du coup nous ne savons pas combien de temps nous pourrons bénéficier de celle-ci. Par conséquent il faut prévoir au mieux pour se trouver un local l'an prochain. Nous allons donc commencer à prospecter les différentes solutions qui pourraient nous convenir. D'ailleurs toute personne qui a la possibilité de nous aider par ses contacts, ses relations ou ses connaissances dans le domaine sera la bienvenue (Thierry, ou toute autre personne). Nous allons essayer de voir le plus large possible tout en gardant ces critères idéaux en vue (toute ressemblance avec notre salle actuelle n'étant évidemment pas fortuite !) :
              - une salle pouvant accueillir tous les joueurs...soit environs 2-300m² (c'est une estimation!)
              - une salle avec de nombreuses tables et chaises
              - une salle proche de Nancy
              - une salle, si possible, gratuite (là ça risque de devenir plus difficile)
              - un salle permettant le stockage de matériel
              - pas de fermeture pendant les vacances scolaires
              - horaires d'ouverture flexibles si possible (genre jusque 2h comme on a)
              - garder le créneau du vendredi soir
   Et en bonus :
              - Avoir un accès occasionnel possible les weekends.
              - Des facilités de stationnement ?
   
   
3. Réservation de la salle à venir pour le 11-12 décembre : Comme évoqué lors de l'AG l'asso a une pré-réservation de faite pour la salle le WE du 12-13 décembre, le tarif demandé par la mairie serait de 800 euros pour le WE. En l'état le montant demandé par la mairie semble un peu excessif vis à vis des possibilités du club, pour l'instant aucune décision n'est prise mais le bureau reste sceptique sur ce sujet, il sera débattu lors de la prochaine réunion. A noter qu'on pourrait très bien faire la même chose mais dans une salle plus petite mais moins cher, des prospections vont être mises en place.
   
   
4. Problématique des clefs : Le bureau va tenter une petite nouveauté das ce domaine pour éviter les oublis et manquements à la procédure. On va faire un petit panneau MDF gravé avec la procédure à tenir à mettre au porte clefs du club. A voir par la suite si c'est réellement efficace. Sinon nous garderons la procédure en place actuellement.
   
   
5. Gestion du forum : Olivier (Friedriech) sera en charge du forum et toute requête le concernant sera à lui transmettre en priorité. Si certaines personnes souhaitent faire partie de l'équipe de modération (on a laissé par défaut les responsables de ligue / campagnes dans leurs sous sections respectives) qu'elles prennent contact avec le bureau ou via ce post.
   
   
6. Fonctionnement du bureau : Cette année suite à la demande de plusieurs membres le bureau a décidé de tenir une "permanence ouverte à tous" servant de réunion mensuelle tous les premiers vendredi de chaque mois. Les ordres du jour seront annoncés puis débriefés via le forum. Ces réunions sont donc, et j'insiste, ouvertes à tous afin de présenter les demandes d'achats, d'aide pour orga d’événements ou autre.
   

Merci pour ces infos.

Qu'est-il prévu de faire au mois de décembre?

le bureau précédent avait prévu de laisser un WE multi activité, mais ils ont galéré à avoir les confirmations pour la salle et le tarif ... Du coup rien n'est encore lancé. A voir si on reporte pour ailleurs (vu les 800 euros demandés), lance ça malgré tout et qui organise quoi ...

Si on doit effectivement claquer 800 euros pour un week end (une telle somme engagée serait à l'échelle du club "la" provision presque unique de l'année!), ne vaudrait il pas mieux "optimiser", et avoir plus de temps pour organiser qq chose de plus Kolossal que ce qui pourrait être organiser en même pas trois mois?

Ok c'est noté.
Je pense qu'avant noel ce n'est pas un moment judicieux, les gens ont peu de dispos.
Février / mars me semble pas mal c'est un peu plus creu en activités. De plus ça nous laisse un peu plus de temps pour préparer.
Pour la salle j'ai peut être un truc à vous proposer.

Voilà. Enfin je sais que c'est pas facile d'organiser et de choisir des dates alors pas de probleme. Peut être avez vous choisi dans l'optique de garder les conditions connues de 2015.

en fait pour le moment rien n'est décidé, on en recause début octobre dans quinze jours. A titre personnel je suis aussi pour un report dans un autre lieu. A voir ce qui ressortira de tout ça. Quoiqu'il en soit que chacun n'hésite pas à donner son avis ici ou vienne nous donner son avis, le but est d'essayer de contenter au mieux un maximum de membres de l'asso.

Question quelque peu iconoclaste peut-être, mais le créneau du vendredi soir est-il un critère non-négociable?

Je pense que c'est ce qu'il y a de mieux pour préserver l'activité du club.
En semaine ce serait sûrement plus compliqué pour pas mal de personnes.

ferox a écrit:Question quelque peu iconoclaste peut-être, mais le créneau du vendredi soir est-il un critère non-négociable?

Au contraire question légitime et sensée! Je pense que dans l'idée nos critères de recherche correspondent à ce que nous avons actuellement voir mieux, cependant malgré toute la bonne volonté que nous allons mettre dans nos recherches rien ne dit que cette salle idéale existe et/ou est dispo...
Après je rejoins Zypher dans son raisonnement, mis à part les vendredis et dans une moindre mesure les samedis, les autres jours risquent d'être génant pour beaucoup de membres

Félicitation aux nouveaux membres du bureau.

J'espère retrouver les blagues du Président pour nous rappeler le bon vieux temps :cheers:

N'est-il pas trop tôt pour indiquer le prix de la cotisation s'il faut louer la prochaine salle?

Personnellement, hors vendredi je ne viendrais plus, n'étant pas sur Nancy la semaine

ferox a écrit:Question quelque peu iconoclaste peut-être, mais le créneau du vendredi soir est-il un critère non-négociable?

ce n'est pas iconoclaste....mais y-a-t'il une forte demande pour l'ouverture du club à une autre période??

après qui dit nouvelle salle dit peut être la possibilité d'avoir plusieurs créneaux aussi. Tout ceci sera à voir en fonction de la salle choisie je pense.

Que chacun se rassure, je ne pensais pas à un jour "normal" de la semaine, ayant parfaitement conscience que l'ensemble de la populaschtroumpf n'est pas encore chômiste.

Je pensais à samedi et / ou dimanche.

Vendredi nous convient DE FAiT (par définiton seuls ceux qui le peuvent...viennent!). Mais certains travaillent les samedi (oui oui) et cela limite voire empêche qu'ils viennent.

Ayant été plus de dix ans dans le Commerce je vous prie de me croire, c'est pas simple de rester jusqu'à pas d'heure alors qu'arrive le plus gros jour de taf de la semaine!

Les étudiants et autres fonctionnaires "normaux" n'ont peut-être pas conscience de ce soucis.

D'autres assoces ont d'ailleurs choisi le week-end comme créneau de rassemblement.

Bref, si nous trouvions une autre salle mais avec une dispo le samedi et / ou le dimanche, est-ce que celà vous serait rédhibitoire?

je pense qu'il faut d'abord trouver une salle, si par miracle on a le choix dans la date, on fait un referendum.